Pytania i Odpowiedzi (FAQ)

Nie. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz instrukcja kancelaryjna z rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 r. dają kierownikowi jednostki prawo wyboru między systemem tradycyjnym a EZD. Ministerstwo Cyfryzacji planuje obowiązek pracy w systemie klasy EZD najwcześniej od 1 stycznia 2029 r., ale według pisma resortu z 2 października 2026 r. prace legislacyjne nie są obecnie prowadzone.

Nie. Planowany obowiązek dotyczy systemu klasy EZD, a EZD RP jest jednym z takich systemów — bezpłatnym, rozwijanym przez NASK. Jednostka może korzystać z innego systemu klasy EZD.

Nie. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne (§ 1 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej). Wybrane rodzaje spraw można prowadzić papierowo tylko jako uzasadnione wyjątki.

Sam start systemu w małej jednostce zajmuje zwykle 1–3 miesiące, w średniej 4–6, w dużej z integracjami 6–12. Dłużej trwa przygotowanie organizacyjne: przegląd praktyki kancelaryjnej i wykazu akt, zarządzenia kierownika, szkolenia i — jeśli potrzebne — zamówienie publiczne. NASK rekomenduje przechodzenie przez etapy: instancja testowa, EZD jako narzędzie wspomagające, pierwsze sprawy elektroniczne, EZD jako system podstawowy.

Licencja jest bezpłatna dla podmiotów publicznych, a uprawnione jednostki mogą bezpłatnie korzystać z publicznej chmury SaaS. Płaci się za usługi wokół systemu — audyt, konfigurację, migrację danych, integracje, szkolenia i wsparcie — a przy instalacji na własnych serwerach także za infrastrukturę i jej utrzymanie. Wysokość tych kosztów zależy od skali jednostki i zakresu prac. Źródła finansowania opisujemy w artykule o dofinansowaniu wdrożenia EZD RP.

Od sprawdzenia, jak urząd naprawdę pracuje: czy praktyka kancelaryjna odpowiada instrukcji, czy wykaz akt pokrywa realizowane zadania, jak działają e-Doręczenia. Potem decyzja o modelu (chmura czy własny serwer), powołanie zespołu wdrożeniowego i instancja testowa.

NASK nie rekomenduje instalacji na własnych serwerach w małych jednostkach i poleca publiczną chmurę SaaS. Własny serwer ma sens, gdy urząd ma zespół IT, a polityka bezpieczeństwa lub integracje wymagają trzymania systemu u siebie.

System działa na Linuksie (rekomendowane Ubuntu Server 24.04) w klastrze Kubernetes RKE2 — nie na Windows Server. Środowisko testowe to minimum ok. 16 vCPU i 28–32 GB RAM, produkcyjne w wariancie trzech maszyn łącznie ok. 24 vCPU i 64 GB RAM. Procesor musi obsługiwać instrukcje AVX.

Komputera z Windows i aktualną przeglądarką, aplikacji NASK Desk (do edycji i podpisywania dokumentów — wersji na macOS i Linuksa na razie nie ma) oraz, dla podpisu kwalifikowanego, karty i czytnika z oprogramowaniem dostawcy. W kancelarii dochodzą skaner zgodny z TWAIN, drukarka etykiet obsługująca język ZPL lub EPL i czytnik kodów kreskowych.

Tak, integracja jest wbudowana — zarówno PURDE (adresat z adresem do doręczeń elektronicznych), jak i PUH (Poczta Polska drukuje i doręcza papierowo). Wymaga konfiguracji certyfikatu i poprawnego czasu serwera. Wysyłka jest możliwa tylko ze sprawy.

Tak, od 2026 r. w wersjach A i B. Najczęstsze problemy wynikają z uprawnień osoby, na którą wystawiono certyfikat KSeF, oraz z konfiguracji ról — w JST przy złych ustawieniach system pobiera też faktury sprzedażowe.

Jeśli dostawca programu zrobił integrację przez API integratora EZD RP. API działa w granicach uprawnień użytkownika, dla którego wygenerowano klucz. Listę programów z gotową integracją publikuje NASK na stronie EZD RP na gov.pl.

Uprawnienia przypisuje się do stanowisk w strukturze organizacyjnej (moduł KUiP), najwygodniej przez grupy uprawnień. NASK udostępnia przykładowe szablony grup, np. dla kancelarii, sekretariatu i pracowników merytorycznych. Jeden pracownik może mieć kilka stanowisk.

Zakończone sprawy papierowe zostają w teczkach i trafiają do archiwum zakładowego jak dotąd — nie trzeba ich skanować. Sprawy w toku można dokończyć po staremu albo założyć nowe w EZD, zgodnie z § 1 ust. 7 instrukcji kancelaryjnej. Do systemu przenosi się strukturę, użytkowników, JRWA, kontakty i szablony.

Administratorem danych przetwarzanych w sprawach pozostaje urząd. Przy instalacji na własnych serwerach urząd odpowiada też za zabezpieczenie infrastruktury, kopie zapasowe i aktualizacje; w chmurze SaaS infrastrukturą zajmuje się operator na zasadach z regulaminu usługi.