Integracja EZD RP z systemami IT i e-Doręczeniami
EZD RP nie działa w próżni. Urząd odbiera i wysyła korespondencję przez e-Doręczenia i ePUAP, pobiera faktury z KSeF, a sprawy prowadzi też w programach dziedzinowych — podatkowych, finansowo-księgowych, kadrowych. Poniżej zebraliśmy, które połączenia EZD RP ma wbudowane, co trzeba skonfigurować i gdzie najczęściej pojawiają się problemy. Stan na październik 2026 r.
Mapa integracji
| System | Rodzaj połączenia | Co daje |
|---|---|---|
| e-Doręczenia (PURDE i PUH) | wbudowane, wymaga konfiguracji certyfikatu | wysyłka i odbiór korespondencji z dowodami doręczenia |
| ePUAP | wbudowane | odbiór pism ze skrzynki podawczej, wysyłka ePism |
| KSeF | wbudowane (od 2026 r. w wersjach A i B) | automatyczne pobieranie faktur kosztowych do obiegu |
| CRU JSFP | wbudowane od wersji 26.301 | przekazywanie danych z EZD RP do CRU (jednokierunkowo) |
| poczta e-mail | wbudowane | wysyłka z systemu, rejestracja wiadomości jako wpływów |
| systemy dziedzinowe | API integratora | zakładanie pism i spraw, pobieranie danych, subskrypcje zdarzeń |
e-Doręczenia — najważniejsza integracja
Od 2025 r. podmioty publiczne doręczają korespondencję przede wszystkim przez e-Doręczenia, więc ta integracja decyduje o tym, czy EZD RP w ogóle jest użyteczny w kancelarii.
Dwa kanały w jednym:
- PURDE — publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, gdy adresat ma adres do doręczeń elektronicznych (ADE);
- PUH — publiczna usługa hybrydowa: gdy adresat nie ma ADE, Poczta Polska drukuje pismo i doręcza je papierowo.
W praktyce w części urzędów przez PURDE idzie już ok. 80% wysyłek.
Na co zwrócić uwagę przy konfiguracji:
- certyfikat do e-Doręczeń generuje się z wnioskiem CSR, który musi zawierać nazwę domeny lub adres IP; konfigurację robi imienny administrator podmiotu, a nie konto techniczne;
- czas serwera — odchyłka od wzorca czasu już o minutę powoduje błędy wysyłki; serwer powinien synchronizować się z serwerami czasu GUM;
- wysyłka przez e-Doręczenia i ePUAP jest możliwa tylko ze sprawy — pismo bez sprawy trzeba podpiąć pod sprawę albo wysłać z portalu e-Doręczeń;
- przy PUH system sprawdza adresy nadawcy i odbiorcy (m.in. limit długości ulicy, kraj) i rozmiar pliku — za długi adres albo za duży PDF to najczęstsze przyczyny odrzucenia.
Jak działa odbiór: EZD RP odpytuje skrzynkę mniej więcej co 15 minut i pobiera wiadomość dopiero wtedy, gdy ma komplet dowodów doręczenia. Pobrana wiadomość trafia w portalu e-Doręczeń do kosza. Dowody PUH są w formacie XML i system ich nie wizualizuje — do akt papierowych drukuje się je samodzielnie.
Jak odkładać wydruki z e-Doręczeń do akt spraw prowadzonych papierowo, opisujemy na stronie instrukcja kancelaryjna a EZD RP.
ePUAP
ePUAP nadal działa jako kanał odbioru pism od obywateli i wysyłki ePism. Przy konfiguracji liczą się drobiazgi: adres usługi bez końcowego ukośnika i certyfikat z wyłącznie rolą domyślną. Gdy skrytka się zablokuje, pisma pobiera się ręcznie opcją awaryjnego pobierania dokumentów. ePismo do osoby fizycznej wymaga podpisanej koperty XML.
KSeF
Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur działa w wersjach A i B od początku 2026 r. EZD RP pobiera faktury kosztowe i wprowadza je do obiegu. Najczęstsze przyczyny „braku faktur” to certyfikat KSeF osoby, która nie ma w KSeF uprawnienia do przeglądania faktur, brak wpisu DNS dla komponentu łączącego się z KSeF oraz błędy w poszczególnych wersjach systemu. W jednostkach samorządu trzeba też uważać na role: przy złej konfiguracji system pobiera także faktury sprzedażowe. Szczegóły: EZD RP a KSeF.
Systemy dziedzinowe i API integratora
Program podatkowy, finansowo-księgowy czy kadrowy łączy się z EZD RP przez API integratora. Dostawca takiego programu może m.in. rejestrować pisma i dokumenty, zakładać zadania, pobierać dane spraw i subskrybować zdarzenia w systemie.
Kilka zasad, które warto znać przed zamówieniem integracji:
- API działa w granicach uprawnień użytkownika, dla którego wygenerowano klucz. Konto techniczne bez dostępu do spraw innych komórek dostanie puste listy.
- Klucz API generuje się dla konkretnego stanowiska; w nowszych wersjach zapytania wymagają wskazania stanowiska — integracje napisane wcześniej potrafią po aktualizacji przestać działać.
- W API nie ma metod zakładania użytkowników ani komórek — strukturę importuje się z szablonów.
- Do testów służy Piaskownica API NASK (dostęp na wniosek), a nie publiczna wersja demonstracyjna.
- NASK nie wspiera integracji opartych na wewnętrznych adresach interfejsu WWW — tylko na publicznym API.
- Lista programów, które mają już integrację, jest na stronie EZD RP na gov.pl („Oprogramowanie zintegrowane z EZD RP”).
Gdy program dziedzinowy sam prowadzi sprawy w postaci elektronicznej, można go wskazać jako wyjątek od EZD w zarządzeniu kierownika — ale tylko wtedy, gdy zapewnia cały cykl życia dokumentu, łącznie z archiwizacją. Częściej lepiej zintegrować go z EZD RP, żeby akta trafiały do jednego archiwum.
Poczta e-mail
EZD RP wysyła wiadomości z własnego serwera pocztowego (w instalacjach on-premise trzeba skonfigurować SMTP). Status „Wysłana” nie oznacza doręczenia — e-mail z systemu nie daje potwierdzenia odbioru, więc korespondencję wymagającą dowodu wysyła się innym kanałem. Wiadomości przychodzące rejestruje się jako wpływy w oryginalnym formacie, razem z załącznikami.
Najczęstsze pytania
Czy integracja z e-Doręczeniami jest w EZD RP płatna? Nie. Integracja jest wbudowana w system. Płatne są usługi pocztowe w ramach PUH — według cennika operatora.
Czy EZD RP wyśle pismo e-Doręczeniem bez zakładania sprawy? Nie. Wysyłka przez e-Doręczenia i ePUAP jest możliwa tylko ze sprawy. Pismo bez sprawy trzeba podpiąć pod sprawę pomocniczą albo wysłać bezpośrednio z portalu.
Czy nasz program finansowo-księgowy połączy się z EZD RP? Jeśli dostawca zrobił integrację przez API integratora — tak. Warto sprawdzić listę oprogramowania zintegrowanego z EZD RP na gov.pl i zapytać dostawcę o zakres.
Dlaczego EZD RP nie pobiera wiadomości z e-Doręczeń? Najczęściej brakuje kompletu dowodów doręczenia, różni się czas serwera albo wygasł certyfikat. System pobiera wiadomość dopiero po otrzymaniu wszystkich dowodów.
Planujesz integracje albo e-Doręczenia nie działają tak, jak powinny? Napisz do nas — zaczniemy od przeglądu konfiguracji w ramach audytu.
Źródła: podręcznik użytkownika EZD RP; EZD RP — gov.pl; ustawa o doręczeniach elektronicznych; odpowiedzi zespołu EZD RP i doświadczenia jednostek na oficjalnym forum EZD RP (2024–2026).
Potrzebujesz porozmawiać o szczegółach wdrożenia w Twojej jednostce?
